Курсовая работа Документирование и документооборот в бухгалтерском учете предприятия .

Содержание
Введение 3
1. Документирование хозяйственных операций как основа бухгалтерского учета 5
1.1. Значение документации в бухгалтерском учете 5
1.2. Требования, предъявляемые к первичной учетной документации 6
1.3. Классификация первичных учетных документов 13
1.4.
....

Содержание

Введение 3

1. Документирование хозяйственных операций как основа бухгалтерского учета 5

1.1. Значение документации в бухгалтерском учете 5

1.2. Требования, предъявляемые к первичной учетной документации 6

1.3. Классификация первичных учетных документов 13

1.4. Организация документооборота 16

2. Документация и документооборот на предприятии ЗАО «Север» 18

2.1. Краткая характеристика предприятия 18

2.2. Порядок документооборота на предприятии. Виды унифицированных первичных документов, применяемых на предприятии 19

2.3. Пути улучшения организации документооборота на предприятии 24

Заключение 30

Список литературы 31

Введение

Документооборот в организации - это сложная система, требующая постоянного контроля и регулирования и оказывающая значительное влияние на эффективность деятельности организации.

Применительно к бухгалтерскому учету понятие "документооборот" определено в Положении о документах и документообороте, согласно которому под документооборотом следует понимать создание или получение от других организаций первичных документов, их принятие к учету, обработка и передача в архив. Таким образом, как следует из определения, документооборот в бухгалтерском учете организации включает все стадии движения первичных документов. Эффективный документооборот в организации - это залог обеспечения полноты и достоверности бухгалтерской информации, ее безопасности.

Организация документооборота подразумевает разработку форм первичных документов, учетных регистров и форм отчетности, отличных от унифицированных, создание графика документооборота, определение механизма принятия документов к учету, выбор системы обработки документов и порядок их хранения.

При этом принятая система документирования хозяйственной деятельности должна обеспечивать:

• во-первых, полноту отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной деятельности. Каждый факт хозяйственной деятельности должен быть зафиксирован в первичном бухгалтерском документе, поскольку именно первичные учетные документы, с одной стороны, являются подтверждением самого факта совершения хозяйственной операции, а с другой - на основании первичных учетных документов формируются бухгалтерская отчетность предприятия и данные о его финансовом положении, осуществляется планирование и прогнозирование деятельности предприятия;

• во-вторых, выявление на предприятии скрытых резервов. Целесообразно построить систему документирования хозяйственных операций на предприятии таким образом, чтобы уже в процессе оформления первичных учетных документов и тем более при составлении синтетических учетных регистров производился анализ эффективности использования ресурсов на предприятии. Этого можно достичь, в частности, введением в первичные учетные документы и учетные регистры специальных граф, содержащих контрольные показатели. Таким образом, уже в процессе документирования хозяйственных операций будет существенно облегчена возможность предварительного анализа их эффективности и целесообразности;

• в-третьих, отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности должно быть построено таким образом, чтобы оно исходило не только из их правовой формы, но и из экономического содержания фактов и условий хозяйствования. При организации документирования хозяйственных операций большое значение имеет соблюдение принципа приоритета содержания перед формой. На каждом предприятии периодически возникают нестандартные хозяйственные ситуации, которые очень часто связаны с фактом поступления на предприятие ненадлежащим образом оформленных документов, изменить которые предприятие уже не имеет возможности;

• в-четвертых, тождественность данных аналитического и синтетического учета. При организации системы документирования хозяйственных операций необходимо предусмотреть систему взаимного контроля работников бухгалтерии. Обязанности должны быть распределены таким образом, чтобы бухгалтеры вынуждены были сверять данные, формируемые ими в учетных регистрах, с данными первичных учетных документов и данными учетных регистров, формируемых другими бухгалтерами. Организует эту работу непосредственно главный бухгалтер либо бухгалтер, отвечающий за составление и представление бухгалтерской отчетности внешним пользователям;

• в-пятых, рациональное и экономное ведение бухгалтерского учета исходя из условий хозяйственной деятельности и величины предприятия. При организации системы документирования хозяйственных операций и документооборота необходимо стремиться к тому, чтобы каждая хозяйственная операция оформлялась только одним документом, а ряд однотипных операций - одним сводным документом.

Следуя этим принципам, рассмотрим организацию, осуществление и оптимизацию документооборота в бухгалтерском учете организации.

Цель курсовой работы – исследовать вопросы организации документации и документооборота на предприятии.

Задачи курсовой работы:

1. определить значение документации в бухгалтерском учете;

2. изучить требования, предъявляемые к первичной учетной документации;

3. привести классификация первичных учетных документов;

4. рассмотреть вопросы организации документооборота;

5. исследовать порядок документации и документооборота на конкретном предприятии.

Объектом исследования курсовой работы является Закрытое акционерное общество «Север».

1. Документирование хозяйственных операций как основа бухгалтерского учета

1.1. Значение документации в бухгалтерском учете

В соответствии с Законом об информации документированная информация (документ) - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать [2, ст. 2].

Применительно к бухгалтерскому учету можно сказать, что документ - это закодированное определенным образом и зафиксированное на специальном носителе информационное сообщение (свидетельство), удостоверяющее, что факт хозяйственной жизни или существует, или совершен, или должен быть совершен [14; с. 48].

Документация - это способ оформления хозяйственных операций с помощью документов в момент их совершения [13; с. 61].

Документирование хозяйственных операций является одной из отличительных особенностей бухгалтерского учета, так как позволяет осуществлять сплошное наблюдение за хозяйственными процессами.

Основными задачами, стоящими перед бухгалтерской службой любой организации, являются [15; с. 57]:

• формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности организации, необходимой для оперативного управления, а также для ее использования инвесторами, кредиторами, налоговыми и финансовыми органами, банками и иными заинтересованными лицами;

• обеспечение контроля за наличием и движением имущества, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

• своевременное предупреждение негативных явлений в финансово - хозяйственной деятельности, выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов.

Выполнение этих задач напрямую зависит от полноты и своевременности отражения на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций, осуществляемых организацией в процессе своей деятельности, что, в свою очередь, является следствием документального оформления совершенных операций. От правильности его выполнения зависит достоверность учетной информации, представляемой бухгалтерией организации ее пользователям. Поэтому в организациях процессу документирования хозяйственных операций должно уделяться большое внимание со стороны не только работников бухгалтерских служб, но и работников других структурных подразделений, поскольку эффективность ведения бухгалтерского учета в организациях зависит от правильной организации работы с документами, являющимися письменным подтверждением факта совершения хозяйственной операции (их юридическая доказательность).

…

1.2. Требования, предъявляемые к первичной учетной документации

Основанием для отражения информации о совершенных хозяйственных операциях в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы. Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции.

К учету принимаются только те документы, которые составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. В процессе осуществления финансово - хозяйственной деятельности для оформления совершенных хозяйственных операций организациям необходимо применять типовые межведомственные формы первичных документов. При необходимости организациям дано право самостоятельно разрабатывать отдельные формы первичных документов и учетных регистров, которых нет в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации и альбомах отраслевых специализированных форм документов. Кроме того, допускается внесение в действующие формы изменений, детализирующих и уточняющих их, а также дополняющих реквизиты форм, при условии сохранения основных реквизитов без изменений;

В соответствии с п.2 ст.9 Федерального закона "О бухгалтерском учете" первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа;

• дату составления документа;

• наименование организации, от имени которой составлен документ;

• содержание хозяйственной операции;

• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

• наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

• личные подписи должностных лиц.

В п.13 Положения по ведению бухгалтерского учета к обязательным реквизитам первичных учетных документов наряду с перечисленными отнесены также:

• код формы;

• наименование организации, от имени которой составлен документ;

• расшифровки подписей должностных лиц, подписавших данный документ, включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники.

………

Перед передачей в архив первичные документы, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива, которая содержит:

• наименование учетного регистра, к которому относятся данные первичные документы;

• период, за который скомплектованы документы;

• перечень скомплектованных первичных документов;

• дату комплектации и передачи документов в архив;

• подпись ответственного лица.

Уничтожение документов оформляется актами (на управленческую документацию составляется один экземпляр, на научно - техническую - два), утверждаемыми руководителем организации.

Организации, документы от которых не подлежат приему в государственные архивы, уничтожают дела (практическая надобность в которых отпала и сроки хранения которых по Перечню истекли) без согласования с архивными органами. Однако если имеется указание соответствующего ведомства о согласовании уничтожения документов с вышестоящей организацией, то акты на документы, подлежащие уничтожению, направляются на рассмотрение в эту организацию.

Отобранные к уничтожению и включенные в акты документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья, с целью переработки на бумажных фабриках. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Сдача документов оформляется приемо - сдаточными накладными.

В связи с тем что хранению подлежит не вся документация организации, а лишь указанная в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, а также с учетом того, что разные виды документов имеют разные сроки хранения, организация неизбежно несет расходы, связанные с архивной обработкой документов, отбором документов с истекшим сроком хранения для их уничтожения, а также ряд других расходов.

В соответствии с гражданским законодательством при преобразовании юридического лица одного вида в юридическое лицо другого вида (изменении организационно - правовой формы) к вновь возникшему юридическому лицу переходят права и обязанности реорганизованного юридического лица в соответствии с передаточным актом. Таким образом, правопреемник реорганизованной организации обязан хранить его документы.

Согласно Положению об Архивном фонде Российской Федерации в случае ликвидации негосударственных объединений, учреждений, организаций и предприятий при отсутствии правопреемников их архивные документы поступают в собственность государства и передаются на постоянное хранение в учреждения Росархива (Федеральной архивной службы России).

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

……..

1.3. Классификация первичных учетных документов

Все документы, применяемые в настоящее время в хозяйственной деятельности, можно классифицировать по следующим основным признакам [8; с. 101].

По своему назначению документы подразделяются:

- на распорядительные документы, предписывающие совершить какое-либо действие или ряд действий, содержащие разрешение на совершение определенной хозяйственной операции (например, приказ на выплату премии, распоряжение руководителя на выдачу денежных средств под отчет, платежное поручение на перечисление денежных средств с расчетного счета и т.д.). Такие документы разрешают проведение операции, но содержащаяся в них информация не отражается в учетных регистрах;

- на оправдательные документы, подтверждающие факт совершения определенных хозяйственных операций и обоснованность их совершения, содержащие информацию об исполнении распоряжения (например, накладные, авансовый отчет, квитанция к приходному кассовому ордеру и т.д.). Информация, содержащаяся в этих документах, заносится в учетные регистры;

- на комбинированные документы, заключающие в себе функции распорядительных (разрешительных), оправдательных документов и документов бухгалтерского оформления (например, расчетно - платежная ведомость или расходный кассовый ордер, являющиеся, с одной стороны, распоряжением на выплату денежных средств из кассы определенным лицам, а с другой, - подтверждением получения указанными лицами соответствующих денежных сумм);

- на документы бухгалтерского оформления, предназначенные исключительно для целей бухгалтерского учета, конкретизирующие или поясняющие отражение в бухгалтерском учете тех или иных фактов хозяйственной деятельности либо их последствий (например, бухгалтерская справка, расчет амортизации основных средств и т.д.). Эти документы нужны для оформления бухгалтерских записей с целью дальнейшего использования в учетном процессе.

………

1.4. Организация документооборота

В процессе осуществления хозяйственной деятельности организация имеет дело со многими первичными документами.

Документооборот - это система, оказывающая значительное влияние на эффективность деятельности организации. Для целей бухгалтерского учета понятие "документооборот" определено в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29.07.1983 № 105, согласно которому под документооборотом следует понимать создание или получение от других организаций первичных документов, их принятие к учету, обработку и передачу в архив.

Порядок их обработки и движения в организации с момента их создания или получения до сдачи в архив осуществляется на основании утвержденного в организации документооборота. Правила документооборота и технология обработки учетной информации утверждаются в составе принятой организацией учетной политики.

Для рациональной организации документооборота в организации должен быть утвержден приказом (распоряжением) руководителя график документооборота.

Отсутствие графика документооборота не влечет за собой административной или финансовой ответственности, но значительно усложняет работу сотрудников бухгалтерии.

На начальном этапе работы по составлению графика документооборота главный бухгалтер устанавливает круг лиц, которые обращаются с первичными документами (менеджеры по продажам, коммерческие агенты и др.).

В официальном порядке до их сведения доводятся правила оформления первичных документов и сроки представления данных документов в бухгалтерию (нередко на практике это положение не включается в общий график документооборота, в результате чего задержка в приеме счетов - фактур составляет несколько месяцев).

В связи с этим целесообразно составить соответствующий приказ руководителя, в котором установить ответственность за непредставление или несвоевременное представление документов в бухгалтерию (выговор, лишение премии и др.).

………..

2. Документация и документооборот на предприятии ЗАО «Север»

2.1. Краткая характеристика предприятия

ЗАО «Север» осуществляет следующие виды деятельности:

• коммерческая, комиссионная, торговая, торгово-закупочная и посредническая деятельность;

• организация оптовой и розничной торговли, оказание услуг по приобретению и реализации товаров;

• оказание транспортных услуг;

• благотворительная деятельность.

Основным видом деятельности ЗАО «Север» является торговля продовольственными и непродовольственными товарами.

Миссия компании: «Выявление спроса и потребностей рынка, а также профессиональное и качественное удовлетворение запросов потребителей всех групп населения».

Основные экономические показатели ЗАО «Север» за 2004 – 2005 гг. представлены в табл. 1.

Таблица 1

Экономические показатели ЗАО «Север» за 2004 – 2005 гг.

Рис.1. Динамика экономических показателей ЗАО «Север» за 2004 – 2005 гг.

Как показывают данные табл. 1, объем товарооборота в 2005г. вырос на 5062 тыс.руб. или на 25,2 %. С ростом товарооборота выросла производительность труда на 92,8 тыс.руб./чел. Однодневный товарооборот предприятия увеличился на 14 тыс.руб. Издержки обращения растут медленнее, чем товарооборот предприятия. За счет этого уровень издержек обращения сократился по сравнению с 2004г. на 8,1 %. По итогам 2004 года была получена чистая прибыль в размере 2105 тыс.руб. В 2005г. чистая прибыль выросла на 52,5 %. Рентабельность продаж выросла с 10,5 % до 12,8 %. В 2005г. предприятие уплатило налог на прибыль на 349 тыс.руб. больше, чем в 2004г. Численность персонала торгового предприятия увеличилась на 3 человека, вырос фонд оплаты труда на 347,8 тыс.руб. и среднемесячная заработная плата на 417 руб….

2.2. Порядок документооборота на предприятии. Виды унифицированных первичных документов, применяемых на предприятии

Эффективный и прозрачный документооборот во многом является залогом успешной работы организации. Для каждого документа в бухгалтерском учете ЗАО «Север» существует свой путь движения, т.е. свой документооборот. Однако для всех документов существуют пять основных этапов:

1) составление документа в момент совершения хозяйственной операции в соответствии с требованиями, предъявляемыми к его оформлению;

2) передача документа в бухгалтерию, где контролируются своевременность и полнота сдачи его для учетной обработки;

3) проверка принятых документов бухгалтером по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей) и арифметическая проверка;

4) обработка документа в бухгалтерии, которая осуществляется в три этапа:

• таксировка (расценка) - предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Например, передан табель рабочего времени, на основании которого рассчитывается заработная плата работников;

• группировка - подбор документов, однородных по экономическому содержанию (приход и расход товарно-материальных ценностей);

• контировка - указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;

………..

2.3. Пути улучшения организации документооборота на предприятии

Сотрудники предприятия тратят очень много времени на поиск необходимых данных (по статистике на это уходит до 40% рабочего времени) или воссоздание документов, уже существующих (подобное происходит примерно в 70% случаев). Типичной является ситуация, когда исходные тексты договоров хранятся у юристов в электронном виде (часто без истории изменений); бухгалтерские проводки по документам, сопровождающим исполнение договоров, выполняются в бухгалтерской системе; учет договоров и сопутствующих им документов ведется в электронной таблице; счета и акты хранятся в бумажном виде в финансовом отделе, а текущая переписка по поводу договорных работ - в электронных почтовых ящиках сотрудников. При такой "разбросанности" данных и документов сложно обеспечить их целостность, непротиворечивость и безопасность.

Внедрение корпоративных информационных систем дает возможность решить часть проблем бюджетного документооборота. Например, некоторые системы бюджетирования (Oracle Financial Analyzer, Hyperion Pillar) позволяют создать систему взаимосвязанных бюджетов, формировать и хранить различные версии таких бюджетов, а также указывать их статусы (например, "сформирован", "согласован", "утвержден").

Тем не менее нужно помнить, что системы бюджетирования, бухгалтерские системы и даже ERP-системы позволяют работать преимущественно со структурированными данными, то есть с информацией, которая может создаваться и храниться в табличной форме. По данным исследования Fulcrum Research, в общем объеме бизнес-информации структурированные данные составляют всего 20%, остальные же 80% - тексты документов, электронная переписка, протоколы встреч и переговоров и т. п. - являются неструктурированными. Зачастую без изучения неструктурированных данных невозможно оценить контекст, в котором существует структурированная информация. Сбор, хранение и обработка такой информации осуществляются с помощью систем электронного документооборота или, как называют наиболее мощные из них, систем управления информационным содержанием компании.

Система электронного документооборота позволяет организовать любое взаимодействие между сотрудниками предприятия на основе документов. Она обеспечивает создание и движение документов по организации, контроль исполнения документов и процессов, которые описываются с их помощью, а также хранение.

Возможности систем электронного документооборота [6] :

………….

Заключение

Подведем итоги курсовой работы:

Документация - это способ оформления хозяйственных операций с помощью документов в момент их совершения.

Документирование хозяйственных операций является одной из отличительных особенностей бухгалтерского учета, так как позволяет осуществлять сплошное наблюдение за хозяйственными процессами.

Основанием для отражения информации о совершенных хозяйственных операциях в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы. Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции.

Под документооборотом следует понимать создание или получение от других организаций первичных документов, их принятие к учету, обработку и передачу в архив.

Документооборот на предприятии регламентируется графиком. График документооборота составляет главный бухгалтер и подписывает руководитель.

Для каждого документа в бухгалтерском учете ЗАО «Север» существует свой путь движения, т.е. свой документооборот. Однако для всех документов существуют пять основных этапов:

1) составление документа в момент совершения хозяйственной операции в соответствии с требованиями, предъявляемыми к его оформлению;

2) передача документа в бухгалтерию, где контролируются своевременность и полнота сдачи его для учетной обработки;

3) проверка принятых документов бухгалтером по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей) и арифметическая проверка;

4) обработка документа в бухгалтерии;

5) сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.

Недостатком организации документооборота в ЗАО «Север» является то, что сотрудники предприятия тратят очень много времени на поиск необходимых данных или воссоздание документов, уже существующих.

Для устранения указанных недостатков на предприятии рекомендуется внедрить систему электронного документооборота. Система электронного документооборота обеспечивает создание и движение документов по организации, контроль исполнения документов и процессов, которые описываются с их помощью, а также хранение.

Список литературы

1. Федеральный закон РФ от 21 ноября 1996 г. «О бухгалтерском учете»

2. Федеральный закон от 20.02.1995 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации»

3. Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/98. Утверждено приказом МФ РФ от 09.12.98 г. №60н.

4. Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» ПБУ 4/99. Утверждено приказом МФ РФ от 06.07.99 г. №43н.

5. Бархатнова А. Сроки хранения документов и последствия их утраты // Финансовая газета. – 2004. - № 44.

6. Бертяков А., Сумин А. Автоматизация документооборота // Финансовый директор. – 2004. - №№ 7-8.

7. Бухгалтерская (финансовая) отчетность: Учеб. пособие / Под ред. проф. В.Д. Новодворского. – М.: ИНФРА-М, 2003. – 254 с.

8. Бухгалтерский финансовый учет: Учебник для вузов / Под ред. проф. Ю.А. Бабаева.- М.: Вузовский учебник, 2003.-525с.

9. Бухгалтерский учет: Учебник для вузов/ Под ред. проф. Ю.А. Бабаева.- М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001.-476с.

10. Елгина Е.Б. Первичные документы. – М.: Статус-кво, 2004. – 452с.

11. Камышанов П.И., Камышанов А.П. Бухгалтерский финансовый учет: Учеб. Пособие. – М.: Омега-Л, 2004. – 638 с.

12. Коваль Л.С. Бухгалтерский (финансовый) учет: Учебно-методическое пособие.- М.: Гелиос АРВ, 2003.- 464с.

13. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебное пособие. – М.: ИНФРА – М, 2004. – с. 645.

14. Козлова Е.П., Бабченко Т.Н., Галанина Е.Н. Бухгалтерский учет в организациях. - М., 2005. - 720 с.

15. Тумасян Р.З. Бухгалтерский учет: Учебное пособие. 2-е издание – М.: ООО «НИТАРАЛЬЯНС», 2003.- 895с.

16. Фридлан А.Я., Ханамирова Л.С. Учетная политика предприятия. -М., 2005. - 96 с.

17. Финансовый учет: Учебник / Под ред. проф. В.Г. Гетьмана.- М.: Финансы и статистика, 2002.- 640с.

…………..

Электронный документооборот на примере ООО и рекомендации по его совершенствованию

Разработка информационных технологий по совершенствованию документооборота на примере

У меня вы можете заказать курсовую , диплом или реферат , а также купить курсовую , диплом или реферат из моего каталога готовых курсовых , дипломов и рефератов. Для каждой работы в каталоге можно скачать краткое содержание курсовой , диплома или реферата.